Trabaje de forma más rápida y más inteligente
Elementos
esenciales del trabajo remoto: cómo TI puede prepararse para una fuerza laboral
distribuida
Dado que
muchas empresas y organizaciones se enfrentan a la necesidad de apoyar a los
empleados remotos, algunas buscan ayuda para familiarizarse con las
herramientas digitales para mantener la productividad. Estas son algunas
de nuestras mejores prácticas para que los administradores de TI ayuden a que
las empresas y los equipos trabajen juntos de manera efectiva, sin importar
dónde se encuentren.
Brinde a su fuerza laboral acceso a las herramientas que necesitan para
colaborar de forma remota
La
videoconferencia, el chat, el correo electrónico y los documentos compartidos
son herramientas esenciales para ayudar a una fuerza de trabajo remota a mantenerse
conectada. Asegúrese de que sus empleados tengan acceso a las aplicaciones
correctas con los permisos correctos para evitar el tiempo de
inactividad. Es una buena idea asegurarse de que los dispositivos
administrados tengan las políticas correctas para acceso a
Wi-Fi, Ethernet y red privada virtual (VPN), así como certificados de red (para
dispositivos administrados inscritos en su organización).
Por
ejemplo, Hangouts Meet ayuda a las personas a mantenerse conectadas mientras
están remotas; Para ayudar a las empresas y las escuelas a mantenerse
conectadas, recientemente
anunciamos que brindamos nuestras capacidades de
videoconferencia Hangouts Meet más avanzadas sin costo para las organizaciones
G Suite y G Suite for Education. Para los administradores de G Suite que
desean aprovechar estas características, desde la página de inicio de la
Consola de administración, vaya a Aplicaciones> G Suite> Hangouts
de Google> Configuración de Meet . Desde aquí puede habilitar
funciones como grabación y transmisión en vivo. Asegúrese de llamadas de
vídeo se enciende-aprender aquí .
Esté preparado para brindar apoyo e información a escala
Los sitios
internos pueden ser herramientas poderosas para compartir
información crítica a escala dentro de su organización. Por ejemplo, al
comunicar cambios a las políticas de trabajo remoto, considere crear un sitio
interno que anticipe las preguntas frecuentes e incluya:
Mejores
prácticas para trabajar de forma remota , incluidos consejos
sobre cómo usar unidades compartidas, colaborar en documentos en tiempo real y
reuniones de video primero.
Este
sitio también puede incluir una sala de chat de soporte y un horario para las
horas de oficina planificadas donde TI puede ayudar con las preguntas que los
usuarios puedan tener cuando comiencen a trabajar desde casa.
Los documentos, las hojas de
cálculo y las presentaciones también son herramientas importantes para ayudar a
los trabajadores a mantenerse actualizados sobre la información que cambia cada
minuto. Una variedad de opciones para compartir están disponibles,
dependiendo del tamaño de su audiencia.
Asegurar que las políticas corporativas reflejen las necesidades de la
fuerza laboral
Asegúrese
de pensar en su entorno teniendo en cuenta las circunstancias
actuales. Por ejemplo, la capacidad de proporcionar soporte remoto y administrar
dispositivos Chrome de forma remota puede ayudar a mantener a
los empleados en funcionamiento y mitigar el riesgo si un dispositivo
corporativo se extravía o es robado.
Si tiene políticas de acceso sensibles
al contexto aplicadas a diferentes grupos de usuarios (como
permitir que ciertos empleados accedan a Gmail fuera de la red Wi-Fi
corporativa), estos niveles de acceso deben revisarse para que los empleados
puedan usar las herramientas que necesitan cuando trabajan de forma remota
. Los equipos de TI pueden aplicar políticas de navegador para los usuarios,
ya sea que estén dentro o fuera de la red corporativa. Para ayudarlo a
configurar algunas de estas políticas, consulte estos consejos .
También es posible que desee
revisar las políticas de su organización sobre la distribución de hardware a
los empleados. Por ejemplo, el dispositivo de un empleado puede necesitar
ser reemplazado, pero si su organización tiene la política de no enviar
dispositivos a los hogares de los empleados, puede ser más difícil llevar el
hardware esencial a quienes lo necesitan. También vale la pena considerar
políticas sobre el uso de hardware por parte de los empleados para sus
necesidades personales. Por ejemplo, algunos empleados pueden necesitar que
el hardware esté disponible en casa para que sus hijos accedan a la educación
remota, y brindarles esa flexibilidad puede ser tranquilizador.
Esté listo para monitorear la adopción y compartir los éxitos de los
empleados.
No lo
configures y olvídalo. Esté preparado para comprender cómo los patrones de
uso difieren de un equipo a otro o incluso por región. Analizar las
tendencias de uso puede ayudar a identificar ciertos equipos
que podrían necesitar capacitación adicional. También podría descubrir
algo que cierto equipo está haciendo de manera diferente a otros que les
permite sacar el máximo provecho de la tecnología, y podría valer la pena
escalarlo al resto de la organización. Por ejemplo, la herramienta Meet
Quality Tool dentro de la consola de administración le permite
revisar la participación en reuniones y ayudar a los usuarios en tiempo real.
Encuentra, celebra y comparte
estas victorias. Cree una avenida (una sala de chat o documento en
coautoría) para que los empleados compartan sus propias mejores prácticas y los
éxitos que han tenido al poder trabajar de forma remota, para que otros también
puedan beneficiarse.
Mirando hacia el futuro
Esperamos
que esta guía lo haya ayudado a pensar en las necesidades de su organización
mientras planea apoyar a una fuerza laboral distribuida. Continuaremos
compartiendo nuestros aprendizajes y mejores prácticas y poniendo a disposición
recursos nuevos y actualizados. Mientras tanto, puede encontrar más
información en nuestro artículo del
Centro de aprendizaje sobre consejos para trabajar de forma remota y
en nuestro Centro de ayuda .
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